ホームページリニューアルで失敗したくない中小企業の皆様へ
「制作会社に依頼したいけれど、何から始めればいいかわからない」
「見積もりがバラバラで、どこに頼めばいいか判断できない」
「前回のリニューアルで、思っていたのと違うサイトができあがった」
こんな悩みを抱えている中小企業や商店のホームページ担当者の方、多いのではないでしょうか。
実は、これらの問題は「RFP（提案依頼書）」をしっかり作成することで解決できるんです。特に限られた予算で最大の効果を求める中小企業にとって、RFPは成功するサイトリニューアルの鍵となります。
この記事では、ウェブ解析士として数多くの中小企業のサイトリニューアルをサポートしてきた経験をもとに、実際に使えるRFPの書き方を詳しく解説します。無料テンプレートも提供しますので、ぜひ最後まで読んで実践にお役立てください。
RFPって何？なぜ中小企業こそ必要なの？
RFPとは「理想のサイトを作るための設計図」
RFP（Request for Proposal：提案依頼書）とは、制作会社に対して「こんなサイトを作りたい」という要望や条件を明確に伝える文書のことです。
家を建てるときに設計図が必要なのと同じように、ホームページリニューアルでもRFPという「設計図」があることで、理想通りのサイトが完成する確率がグッと高まります。
中小企業がRFPを作る3つの大きなメリット
メリット1.
予算の無駄遣いを防げる
要件が明確になることで、後から「あれも欲しい、これも追加したい」という費用のかかる変更を避けられます。
メリット2.
複数の制作会社を公平に比較できる
同じ条件で見積もりを取ることで、価格とサービス内容を客観的に比較し、最適なパートナーを選べます。
メリット3.
プロジェクトの成功確率が大幅にアップ
目的・目標・要求事項が明確になることで、「こんなはずじゃなかった」というトラブルを回避できます。
RFP作成前に必ずやっておきたい準備作業
いきなりRFPを書き始めるのではなく、まずは現状をしっかり把握することが重要です。
現在のサイトの状況を数字で把握しよう
Googleアナリティクスで確認すべき項目
- 月間ページビュー数とユーザー数
- 人気ページと離脱率の高いページ
- スマホ・パソコンのアクセス比率
- 問い合わせにつながっているページ
Googleアナリティクスがない場合
- 月の問い合わせ件数
- お客様からよく質問される内容
- 競合他社で良いと思うサイト
- 現在のサイトで困っていること
目標を具体的な数字で設定する
悪い例：「もっとお客さんに来てもらいたい」
良い例：「月間問い合わせ数を現在の5件から20件に増やしたい」
数値目標があることで、制作会社もより具体的で効果的な提案ができるようになります。
予算の上限を決める
中小企業向けサイトリニューアル相場
- 小規模サイト（10ページ以下）：50～100万円
- 中規模サイト（10～30ページ）：100～200万円
- 大規模サイト（30ページ以上）：200万円以上
※ECサイトやシステム連携がある場合は別途費用が発生します
サイトリニューアルRFPに必須の10項目
ここからは、RFPに必ず含めるべき項目を順番に解説していきます。
1. プロジェクト概要
記載すべき内容
- 会社の基本情報（業種、従業員数、主要商品・サービス）
- リニューアルを検討している理由
- プロジェクトの目的と達成したい目標
- メインターゲットとなるお客様
記載例
【会社概要】
株式会社○○（従業員数：15名、設立：2010年）
事業内容：地域密着型の住宅リフォーム業
【リニューアルの背景】
現在のサイトは5年前に制作したもので、スマートフォン対応が不十分。
Web経由での新規お客様獲得が少ない状況が続いている。
【目的・目標】
・月間問い合わせ数：現在5件→目標20件
・スマートフォンからの離脱率：現在70%→目標30%以下
・施工事例ページの閲覧数を3倍に増加
2. 現在のWebサイト情報
必ず記載する項目
- 現在のサイトURL
- ページ数（おおよそで構いません）
- 使用しているシステム（WordPress等）
- サーバー会社（分かる範囲で）
- 月間アクセス数
- 現在の問い合わせ件数
データの調べ方
- Googleアナリティクスで月間アクセス数を確認
- サーバー会社やシステムは制作会社に問い合わせ
- 分からない項目は「不明」と記載してOK
3. 現在のサイトの課題と改善したい点
よくある中小企業サイトの課題
- スマートフォンで見づらい
- 情報が古くて更新されていない
- 問い合わせフォームが分かりにくい
- 商品・サービスの魅力が伝わらない
- 検索で上位に表示されない
書き方のポイント
課題に優先順位をつけて、最も重要な問題から順に記載しましょう。
4. リニューアル後に実現したい要件
要件定義は、RFPの中でも最も重要な部分です。ここが曖昧だと、制作会社も適切な提案ができず、後々のトラブルの原因にもなります。要件は「必須」「推奨」「オプション」の3段階に分けて整理し、優先順位を明確にしましょう。
基本要件（必須項目）
これらは現代のWebサイトに欠かせない最低限の機能です。全ての制作会社に対応を求めてください。
- レスポンシブデザイン（スマホ・タブレット対応） モバイルからのアクセスが全体の60%以上を占める現在、必須の対応です。
- SSL対応（セキュリティ強化） 顧客の個人情報保護とGoogleの検索順位にも影響するため、必ず導入しましょう。
- 基本的なSEO対策 タイトルタグ、メタディスクリプション、見出しタグの適切な設定など。
- 更新しやすいシステム（CMS） WordPressなど、専門知識がなくても更新できるシステムの導入。
機能要件（目的に応じて選択）
自社のビジネス目標に合わせて、必要な機能を選定してください。
- お問い合わせフォーム 「必須」か「推奨」かを明確にし、必要な項目（名前、電話番号、相談内容など）を具体的に列挙。
- ブログ・新着情報更新機能 SEO効果と顧客との関係構築を重視する場合は「必須」、そうでなければ「推奨」に分類。
デザイン要件（具体的なイメージの共有）
デザインに関する要望は、可能な限り具体的に伝えることが重要です。
- 参考サイトの提示 「このサイトのような雰囲気で」と具体的なURLを3〜5サイト提示。
- 色合いとイメージ 「信頼感のある青系」「温かみのあるオレンジ系」など、色とその理由を明記。
- 避けたいデザイン 「派手すぎる色使い」「文字が小さすぎるサイト」など、NG例も併記。
5. 制作会社に提案してもらいたい内容
RFPで自社の要件を伝えるだけでなく、制作会社からどのような提案を受けたいかを明確に示すことで、より質の高い提案書を受け取ることができます。提案内容が具体的で詳細であるほど、制作会社の実力や姿勢を正確に判断でき、後々のトラブルも回避できます。
多くの制作会社は「お任せください」という抽象的な提案をしがちですが、中小企業にとって重要なのは具体性と実現可能性です。ここでは、必ず提案してもらうべき基本項目と、提案があると制作会社の付加価値を判断できる項目に分けて解説します。
必ず提案してもらう項目
- サイト全体の構成案（サイトマップ）
- デザインのコンセプト
- 使用予定のシステム（CMS）
- SEO対策の具体的な方法
- 詳細な見積もり
- 制作スケジュール
- 公開後のサポート内容
あると嬉しい提案項目
- 同業種での制作実績
- アクセス解析の設定・活用方法
- ソーシャルメディア連携
- 将来の機能拡張提案
6. 納品してもらいたいもの
サイトリニューアルプロジェクトの完了時に、制作会社から何を受け取るべきかを事前に明確にしておくことは非常に重要です。「ホームページが完成すれば終わり」と考えがちですが、実際には完成したサイト以外にも、今後の運用に必要な重要な資料や情報があります。
ここでは、必ず納品してもらうべき標準的な納品物を整理しました。これらをRFPに明記することで、制作会社も適切な準備ができ、プロジェクト完了後も安心してサイト運用を継続できるでしょう。
標準的な納品物
- 完成したホームページ一式
- サイト全体の構成図
- デザインの完成イメージ
- 更新方法の操作マニュアル
- SEO設定の資料
- 動作確認の結果報告書
7. 予算
予算に関する情報は、RFPにおいて最もデリケートでありながら、最も重要な項目の一つです。予算を明記することで、制作会社は現実的で実現可能な提案を行うことができ、お互いにとって有意義な商談を進めることができます。
しかし、「予算を伝えると高い見積もりを出されるのではないか」と心配される方も多いでしょう。実際には、予算を隠すことで、要望と予算が全く合わない提案を受けることになり、時間の無駄になってしまうケースが頻繁に発生します。
適切な予算設定と伝え方を知ることで、制作会社との建設的な対話が可能になり、限られた予算内で最大限の効果を得るための提案を引き出すことができます。ここでは、中小企業が実践すべき予算の書き方と、現実的な予算設定のコツを解説します。
予算の書き方
- 上限予算を明記（例：「150万円以内希望」）
- 初期制作費と月額管理費を分けて確認
- 追加開発が発生した場合の料金体系も質問
予算設定のコツ
複数社に概算見積もりを依頼して、相場感を把握してから上限を設定しましょう。
8. スケジュール
サイトリニューアルプロジェクトの成功には、現実的で余裕のあるスケジュール設定が不可欠です。多くの中小企業が「できるだけ早く公開したい」と考えがちですが、急ぎすぎたスケジュールは品質の低下や追加費用の発生につながる恐れがあります。
制作会社選定から公開まで、各段階で必要な期間を正しく把握し、社内の承認プロセスや修正対応の時間も考慮したスケジュールを組むことが重要です。また、繁忙期や年末年始などの時期的要因も、予想以上にプロジェクト進行に影響することがあります。
ここでは、一般的なサイトリニューアルプロジェクトの標準的なスケジュール例と、スケジュール設定時に必ず押さえておくべき注意点を解説します。これらを参考に、無理のない現実的なスケジュールを設定しましょう。
標準的なスケジュール例
- RFP提出締切：○月○日
- 制作会社からの提案期限：○月○日
- プレゼンテーション：○月○日
- 発注先決定：○月○日
- サイト公開希望：○月○日
スケジュール設定の注意点
制作期間は通常2～4ヶ月程度必要です。余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
9. 制作会社の選定基準
複数の制作会社から提案を受けた後、最終的にパートナーを選定する際には、客観的で明確な評価基準が必要です。「なんとなく良さそう」「営業担当者の印象が良かった」といった感覚的な判断では、後々後悔することになりかねません。
中小企業のサイトリニューアルでは、限られた予算内で最大限の効果を得ることが重要です。そのためには、価格だけでなく、提案の質、実現可能性、長期的なサポート体制など、多角的な視点での評価が必要になります。
ここでは、実際のプロジェクトで成功している企業が採用している評価基準を、配点例とともに紹介します。この基準を参考に、自社の状況に合わせて重み付けを調整し、最適なパートナーを選定してください。感情的な判断を排除し、データに基づいた冷静な選定が、プロジェクト成功の鍵となります。
評価のポイントと配点例
- 提案内容の質と創造性（40%）
- 料金の妥当性（30%）
- 過去の実績と経験（20%）
- アフターサポート体制（10%）
10. RFPの提出方法と期限
RFPの内容がどれだけ優れていても、提出方法や期限が曖昧では、制作会社が適切に対応できません。明確な提出ルールを設定することで、制作会社も計画的に提案準備を進めることができ、結果として質の高い提案を受けることにつながります。
また、提出後のプロセス（プレゼンテーション日程や選定スケジュール）を事前に伝えることで、制作会社側も適切なリソース配分ができ、お互いにスムーズな進行が期待できます。特に中小企業では、担当者が他の業務と兼任していることが多いため、スケジュール管理は特に重要です。
ここでは、制作会社が迷うことなく提案できるよう、提出に関する具体的な指定事項と、その後のプロセスについて整理します。これらの情報を明確に記載することで、プロフェッショナルな印象を与え、制作会社からの信頼も得やすくなるでしょう。
提出に関する指定事項
- 提出方法：メール添付（PDF形式推奨）
- 提出期限：○月○日 17:00まで
- 問い合わせ先：担当者名・電話番号・メールアドレス
- 提案プレゼンの希望日程
よくある失敗パターンと絶対に避けたい落とし穴
RFP作成において、多くの中小企業が陥りがちな失敗パターンがあります。これらの失敗は、プロジェクトの遅延、予算オーバー、期待外れの結果につながることが多く、事前に知っておくことで回避可能です。
失敗例1：要求が曖昧すぎる
問題のある書き方
「おしゃれなデザインにしてください」
「使いやすいサイトにしてほしい」
改善後の書き方
「参考サイト：https://○○.com のような清潔感のあるデザイン」
「3クリック以内で問い合わせフォームにたどり着けるナビゲーション」
失敗例2：予算が現実離れしている
よくある問題
- 市場相場を知らずに低すぎる予算を設定
- 要求事項に対して予算が足りない
対策
- 事前に複数社へ概算見積もりを依頼
- 機能を削るか、予算を増やすかの判断を明確に
失敗例3：スケジュールが厳しすぎる
問題
「来月までに完成させてほしい」のような無理なスケジュール
現実的なスケジュール
- 小規模サイト：2～3ヶ月
- 中規模サイト：3～4ヶ月
- 大規模サイト：4～6ヶ月
信頼できる制作会社の見極めポイント
良いRFPを作成できても、それを理解し適切に応えてくれる制作会社を選ばなければ意味がありません。特に中小企業にとって、サイトリニューアルは大きな投資であり、失敗は許されない重要なプロジェクトです。
ここでは、中小企業が本当に信頼できるパートナーを見つけるために、提案書や面談で必ずチェックすべき4つの重要ポイントを、具体的な確認方法と併せて解説します。これらの観点で制作会社を評価することで、長期的に成果を上げられるパートナーシップを築くことができるでしょう。
チェックすべき4つの重要ポイント
1. 中小企業での実績があるか
- 同規模・同業種の制作事例
- 予算に見合った提案ができるか
- 中小企業特有の課題への理解
2. アフターサポートが充実しているか
- 緊急時の対応体制（24時間以内の返答等）
- 定期的な運用サポートの有無
- 操作研修や使い方説明の実施
3. コミュニケーションが取りやすいか
- 担当者の対応力と専門知識
- 説明の分かりやすさ
- レスポンスの早さ（24時間以内の返信等）
4. 長期的なパートナーになれるか
- 会社の安定性と継続性
- 新しい技術への対応力
- 事業成長に合わせた提案力
避けるべき制作会社の特徴
- 初回打ち合わせで契約を急かす
- 追加費用の説明が不明確
- 同業種の実績が極端に少ない
- アフターサポートの内容が曖昧
- 担当者がころころ変わる
RFPテンプレートの効果的な活用方法
ここまでRFPの書き方を詳しく解説してきましたが、「実際に一から作成するのは大変」と感じられている方も多いでしょう。そこで、エル・タジェールでは中小企業の皆様が即座に活用できる実践的なRFPテンプレートを、この記事の文末で、無料で提供しています。
このテンプレートは、実際のプロジェクトで使用され、成功に導いた実績のあるフォーマットをベースに作成されています。単なる項目の羅列ではなく、記入しながら自然にプロジェクトの全体像が整理され、制作会社との認識共有がスムーズに行える構成になっています。
ただし、テンプレートをそのまま使うだけでは十分な効果は得られません。自社の状況に合わせたカスタマイズと、戦略的な活用方法を理解することが重要です。ここでは、テンプレートの構成と、それぞれの項目を効果的に活用するためのポイントを具体的に解説します。
テンプレートの基本構成
1. プロジェクト概要
- 会社情報シート
- リニューアルの背景・目的
- 具体的な目標設定
2. 現状分析
- 現在のサイト基本情報
- アクセス解析データ
- 課題の整理と優先順位
3. 要件定義
- 基本要件チェックリスト
- 機能要件一覧
- デザイン要件と参考サイト
4. 提案・評価
- 必須提案項目
- 制作会社評価シート
- 選定基準と配点
テンプレート活用の3ステップ
これまで解説してきたRFPの各項目を、実際にどのような順序で進めれば効率的にRFPを完成できるのか、具体的なステップに分けて解説します。多くの中小企業担当者が「何から手をつけていいか分からない」と感じるRFP作成を、段階的に進めることで無理なく完成させることができます。
重要なのは、完璧を求めすぎないことです。最初から全ての項目を完璧に埋める必要はありません。分からない部分や判断に迷う部分は、制作会社に相談することも立派な要件定義の一部です。むしろ、「何が分からないか」を明確にすることで、制作会社からより具体的で有用な提案を引き出すことができます。
以下の3ステップを順番に進めることで、あなたの会社に最適なRFPを効率的に作成できるでしょう。
- ステップ1：基本情報の整理
- テンプレートに沿って、会社情報や現状の課題を整理します。分からない項目は「要相談」や「提案希望」と記載してOKです。
- ステップ2：要件の明確化
- 必須要件と希望要件を分けて記載し、優先順位を明確にします。予算との兼ね合いも考慮しましょう。
- ステップ3：評価基準の設定
- 複数社から提案を受ける場合の評価基準を事前に決めておくことで、客観的な判断ができます。
RFP提出後の進め方
提案プレゼンテーションでの確認ポイント
事前準備
- 質問事項のリストアップ
- 社内関係者の参加調整
- 評価シートの用意
当日確認すべき内容
- 提案内容の具体性と実現可能性
- 料金の詳細内訳と追加費用の条件
- 制作体制とスケジュールの妥当性
- アフターサポートの具体的な内容
最終的な発注先決定
判断基準
- 予算内での最適な提案内容
- 実現可能性とリスクの低さ
- 長期的なパートナーシップの可能性
- 担当者との相性とコミュニケーション
まとめ：中小企業のサイトリニューアル成功の鍵
サイトリニューアルRFPは、単なる書類作成ではなく、自社の課題を整理し、理想のWebサイトを実現するための重要な設計図です。
特に限られた予算で最大の効果を求める中小企業にとって、RFPによる要件定義は成功への必須条件と言えるでしょう。
成功するための5つの重要ポイント
- 現状の課題を数値で正確に把握する
- 目標を具体的な数字で明確化する
- 要件を詳細かつ具体的に記載する
- 現実的な予算・スケジュールを設定する
- 複数社を客観的な基準で比較検討する
データドリブンなアプローチの重要性
ウェブ解析士として多くの中小企業をサポートしてきた経験から、「勘や経験だけに頼らないデータに基づいたアプローチ」の重要性を強調したいと思います。
Googleアナリティクスなどの解析データを活用して現状を正確に把握し、具体的な数値目標を設定することで、リニューアル後の効果測定も可能になります。
このガイドとテンプレートを活用して、あなたの会社にとって最適なWebサイトを実現してください。成功するサイトリニューアルが、事業の成長に大きく貢献することを心から願っています。
【無料RFPテンプレートについて】
本記事で解説した項目をすべて含んだExcel形式のRFPテンプレートを無料で提供しています。中小企業が実際に使える実践的な内容となっていますので、メアド登録後ぜひダウンロードしてご活用ください。
【サイトリニューアルのご相談】
エル・タジェールでは、RFP作成段階からのご相談も承っています。ウェブ解析士としての専門知識とデータドリブンなアプローチで、貴社のデジタル成長をサポートいたします。「御社のデジタル成長パートナー」として、サイトリニューアルから運用サポートまで一気通貫でお手伝いいたします。
